Viele verbinden mit Digital Process Excellence vor allem den Einsatz von Tools, Methoden und Automatisierungen. Aber das greift zu kurz.
Digital Process Excellence ist für mich die Ausrichtung einer Organisation auf stetige Prozessoptimierungen und -digitalisierungen.
Dies kann im Grossen mittels Implementation neuer Technologien/Systeme und im Kleinen mittels Verbesserungen/Automatisierungen erfolgen.
Im Kern geht es dabei um folgende Elemente:
1. Transparenz über die IST-Situation & gewünschten Zielzustand
- Man braucht einen klaren ersten Überblick über den IST-Zustand der Organisation und den Reifegrad der Prozesse.
- Den gewünschten Zielzustand der Prozesse und der Organisation abgeleitet von der Strategie kennen.
2. Dokumentation / Definition der Prozesse
- Prozesse sollten einheitlich dokumentiert werden – mit klarer Struktur: Zweck, Input/Output, Rollen, KPIs, Systemunterstützung.
- Nur so entsteht eine belastbare Grundlage für Automatisierung, Schulung, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung.
- Dies bildet die Grundlage die Prozesse zu optimieren
3. Optimierung der Prozesse
- Die aufgenommenen Prozesse werden analysiert, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu eruieren.
- Anschliessend wird ein für die Organisation optimaler Soll-Prozess definiert und die dafür nötigen Umsetzungsmassnahmen abgeleitet.
4. Digitalisierung der Prozesse
- Erst wenn Prozesse klar definiert, stabil und effizient sind, lohnt sich der gezielte Einsatz von Technologien wie RPA, Low-Code oder KI – auf Basis klarer Use Cases und Datenlage.
- Dies gilt auch bei grossen IT-Transformationsprojekten. Zuerst sinnvolle Prozesse und die nötige Fachlichkeit definieren und dann in der neuen IT-Lösung implementieren.
5. Steuerung der Prozesse und Organisation
- Was man nicht messen kann, kann man auch nicht steuern. Daher sollte man sich unabhängig von den Schritten 2 bis 4 überlegen, wie man seine Prozesse überwachen und kontinuierlich verbessern möchte.
- Die passende Steuerung, um den gewünschten Soll-Zustand der Organisation erreichen zu können muss eingesetzt werden. Dabei können einfache „manuelle“ Systeme oder ausgeklügelte automatisierte KPI-Dashboards eingesetzt werden.
